Три «счастливых» дня было у меня…

 

Заезд на выставку – как избежать конфликтов?

 

Завоз на выставку конструкций, материалов и экспонатов – процесс непростой, требующий опыта и крепких нервов. Три-четыре дня дает организатор на доставку грузов, строительство стенда, монтаж оборудования и всех систем жизнеобеспечения – срок предельно короткий. Поздно готовиться и что-то планировать. Время есть только для работы – конкретной, четкой, с утра до вечера. И ни на что иное.

Что требуется от экспонента в эти дни?

 

Следить, требовать, фиксировать…

 

Перед экспонентом встают четыре основные задачи.

1. Тщательно выполнять все принятые НА СЕБЯ себя обязательства в соответствии с заключенными договорами на участие в выставке, строительство стенда, изготовление

рекламно-сувенирной продукции, аренду конференц-залов и пр.

Крайне важно не упустить из виду правила и инструкции выставочного комплекса и организатора выставки, определяющие порядок участия в мероприятии, которые априори являются неотъемлемой частью заключенных договоров (в виде приложения или в иной юридической форме).

Случается, специалисты предприятия-экспонента на них просто не обращают внимания, сосредоточившись (по привычке) на конкретных документах, подписанных ими лично.

2. Четко отслеживать выполнение договорных обязательств партнерами.

Все, под чем подписался организатор выставки, – предоставить площадь в определенном месте павильона, возвести стандартный стенд, подключить электроснабжение, принести столы, стулья и вешалку – все должно быть сделано в срок и в полном объеме.

Такие же требования предъявляются к независимому застройщику, взявшему на себя обязательства построить эксклюзивный стенд. Готовую экспозицию он должен – в обязательном порядке! – сдать в эксплуатацию не только экспоненту, но и всем, кому следует: техническим службам выставочного комплекса, инспекторам противопожарной службы и пр.

3. Быстро разрешать возникающие форс-мажорные обстоятельства. О чем идет речь? Обычная ситуация: привез экспонент холодильник и сорок килограмм мороженой трески, а электрической розетки нет или электроснабжение рассчитано на 12-часовой рабочий день, а не круглосуточное (вопреки договору с организатором). Рыба тает со всеми растекающимися последствиями.

Что делать? Выход один – идти, воевать, грозить судом, «качать права». Правда на стороне участника.

4. Компенсировать собственные промахи. Забыл заказать ту же розетку? Плати местным электрикам – наличными и, разумеется, втридорога. Украли стулья? Покупай новые.

 

Грузите экспонаты бочками…

 

Вопрос доставки грузов на выставку надо выделить особо. При заказе транспортно-экспедиторских услуг перевозчик может предложить заключить договор с такими условиями, которые в максимально возможной степени снимают с него ответственность за сохранность и свое- временную доставку груза, и, соответственно, перекладывают ее на экспонента.

Перечислим возможные требования транспортной компании, к которым надо отнестись очень внимательно.

1. Исполнитель принимает к отправке определенное количество грузовых мест при условии упаковки их заказчиком в соответствии с действующими нормативными требованиями (возможны и дополнительные условия). При этом он не проверяет груз внутри упаковки и не несет ответственности за его за сохранность, недостачу и скрытые дефекты, если тот принят и передан в исправной таре.

С этим трудно не согласиться, однако перевозчик может отказаться от ответственности за возможный ущерб, причиненный грузу при его хранении под открытым небом, «если другой способ хранения при сложившихся обстоятельствах был невозможен», не уточняя, почему и по чьей вине сложилась такая ситуация.

2. Транспортная компания может выдвинуть условие, при котором она берет на себя обязательство лишь доставить груз, но – не сдавать его грузополучателю в случае отсутствия представителя последнего на месте выгрузки в указанное время (где и когда – четко прописывается в договоре). Не пришел в нужное время на нужное место – твоя вина. Ищи потом свой контейнер…

3. Заказчику предписывают самостоятельно страховать грузы и нести все риски от простоя транспорта и сверхнормативного хранения грузов на складе в случае форс-мажорных обстоятельств и по собственной вине экспонента.

В чем эта вина может заключаться? Прежде всего, в несвоевременном прибытии к месту разгрузки, вследствии чего груз:

– не был официально принят заказчиком и остался без присмотра (см. п.2);

– не был предъявлен к таможенному осмотру в нужное время (если это необходимо), и его разгрузку отложили.

Как реагировать на подобные требования – соглашаться или добиваться иных условий, каждый решает сам.

Разумеется, в случае, когда грузы завозит экспонент, ситуация намного проще. Главное – обеспечить беспрепятственный проезд автотранспорта на территорию выставки. В каждом выставочном центре и у каждого оператора – свои порядки. Их просто надо знать и выполнять.

Так, в «Экспоцентре» пропуска на въезд с указанием регистрационного номера автомобиля и нужного экспоненту времени в течение всех дней монтажа-демонтажа выписываются в дирекции павильона.

На территорию Всероссийского выставочного центра въезд всегда свободный (за деньги). Для бесплатного проезда, на который обычно отводится несколько дней, надо взять у организатора выставки специальные пропуска, если, конечно, он заключил соглашение с соответствующей службой ГАО ВВЦ.

 

Воруют? А ты не давай!

 

Если что-то и надо особенно внимательно учитывать при заезде на выставку, так это обеспечение сохранности экспозиции.

Предположим, выставка открывается утром 10-го числа. Монтаж, завоз материалов и оборудования приходится на 7, 8, и 9-ое. Крайне важно знать, с какого момента организатор официально берет под охрану павильон и все находящееся в нем имущество. Обычно это происходит вечером накануне дня открытия (в 19.00 – 23.00).

В этой ситуации крупногабаритные конструкции, оборудование и материалы для монтажа стенда и подготовки экспозиции можно завозить в первые два дня. Что касается доставки материальных ценностей (витрин, плазменных экранов, компьютеров, сувениров…), делать это лучше в последний день монтажа, и то – при 99%-ной гарантии присутствия представителя компании-экспонента на стенде до принятия павильона под охрану.

Ничего не поделаешь: кому-то придется сидеть до десяти-одиннадцати вечера и сторожить опечатанное имущество. В противном случае можно не досчитаться весьма ценных вещей, вплоть до дорогой техники.

Во время монтажа все вокруг что-то возят, строят и устанавливают, и никто не в силах отследить – свой холодильник везут на тележке или «заимствованный» на соседнем стенде. Лишь в тот момент, когда все передвижения прекратятся, павильон опустеет, люди в форме возьмут его под охрану, и никакой предмет не сможет быть вынесен со стенда, лишь тогда можно покидать насиженное место.

Разумеется, и в этом случае все ценные предметы должны быть заперты на семь замков и оклеены клейкой лентой сверху донизу, слева направо и наоборот.

В общем, заезд на выставку – дело опыта. Сделать три предвыставочных дня если не счастливыми, то уж точно – спокойными – задача для экспонента вполне посильная.

 

Форс-мажор как зарядка для нервов...

небольшое замечание (не знаю уж – в помощь экспоненту или во вред...)

 

В исключительной форс-мажорной ситуации может помочь и... бездействие. Все определяют обстоятельства и точный психологический расчет.

Конкретный случай из практики.

Компания участвует в огромной отраслевой выставке, крупнейшей в России. Заказан и построен замечательный эксклюзивный стенд. Все хорошо. Душа радуется.

В последний момент директор фирмы - застройщика говорит (так, между делом...) менеджеру компании – экспонента, ответственному за организацию участия в выставке: слушай, друг, сходи к пожарникам, отнеси им сертификат пожарной безопасности ковролина, который мы вам настелили (по сути – протокол огневых испытаний материала).

Действительно, велика ли проблема?

В кабинете инспектора Государственной противопожарной службы оказалось, что проблема есть. И немаленькая. В сертификате черным по белому написано, что испытанный материал загорается с трудом, зато очень долго горит самостоятельно, выделяя при этом массу сверх-ядовитых веществ, от которых задохнуться – что... (тут офицер по-мужски продолжил фразу, которую публиковать не рекомендуется).

Что в итоге? Предписание: ковролин снять, заменить или провести пропитку специальным огнезащитным составом.

А стенд-то уже построен! На этом самом ковролине. И выставка завтра открывается. И до застройщика «вдруг» не дозвониться.

Что делать?

Разбирать – собирать стенд после открытия выставки? Нонсенс. Врагу не пожелаешь.

Давать взятку? Никто, вроде, не вымогал. Да и за чей счет? Из собственной зарплаты?

Выход из ситуации оказался до банальности прост, и следовал он не от большого ума, а только лишь от полной безысходности – не делать ничего. Не дергаться.

Что предпримут огнеборцы?

Наложат санкции и выпишут штраф? Не беда, ответит застройщик.

Устроят публичный скандал: опечатают стенд и запретят участвовать в выставке, по сути – пойдут на открытый конфликт с организатором смотра?

Весьма сомнительно. Им еще работать и работать вместе.

И действительно, в итоге – небольшая заочная война нервов и тишина «на поле боя».

Выставка прошла. Ковролин не загорелся.

Впрочем, очевидно, что поступать подобным образом никому не посоветуешь.

Далеко не все форс-мажорные обстоятельства можно разрешить «лежанием на печи».

Лучше уж заранее предусмотреть все возможные нюансы, обеспечить, гарантировать, настоять... Спокойней спать будешь. 

Александр Беляновский

 

Всероссийская выставочная газета «Удача-Экспо», № 3, 2008 г.